Debreceni Egyetem Bölcsésztudományi Kar
Adatkezelési tájékoztató hallgatók részére
A Debreceni Egyetem Bölcsésztudományi Kar, mint Adatkezelő kiemelt figyelmet fordít a személyes adatok védelmére és mindenkor ügyel a tisztességes és átlátható adatkezelés biztosítására, melynek alapvető követelménye az adatok kezelésére vonatkozó megfelelő tájékoztatás nyújtása.
Jelen Adatkezelési Tájékoztató információt nyújt az Adatkezelő szolgáltatásának nyújtása során történő adatkezeléséről: a kezelt adatok megismerésének forrásairól, köréről, az adatkezelés jogalapjáról, céljáról és időtartamáról, a személyes adatokkal kapcsolatos jogokról és az azok közötti választási lehetőségekről, illetve tartalmazza azokat az elérhetőségeket is, amelyeken választ kaphat a személyes adatok kezelésével érintett az Adatkezelő adatvédelmi folyamataival kapcsolatos kérdéseire.
A Debreceni Egyetem Bölcsésztudományi Kar, mint Adatkezelő a vonatkozó, személyes adatok védelmét meghatározó jogszabályi rendelkezésekkel, így különösen a GDPR-ral összhangban az alábbi tájékoztatást nyújtja.
- Az adatkezelő megnevezése és elérhetőségei
| Adatkezelő | Debreceni Egyetem Bölcsészettudományi Kar |
| Adakezelés helye | Debreceni Egyetem Bölcsészettudományi Kar |
| Adatkezelő képviselője | Dr. Takács Levente oktatási dékánhelyettes |
| Székhely | 4032 Debrecen, Egyetem tér 1. |
| E-mail cím | takacs.levente@arts.unideb.hu |
| Telefonszám | 52/512-900 |
2. Adatkezelésre vonatkozó jogszabályok
A Debreceni Egyetem Bölcsésztudományi Kar, mint Adatkezelő adatkezelésére az alábbi jogszabályi rendelkezések vonatkoznak:
- A személyes adatok kezelése tekintetében történő védelméről és az ilyen adatok szabad áramlásáról, valamint a 95/46/EK rendelet hatályon kívül helyezéséről szóló az Európai Parlament és a Tanács 2016. április 27-i (EU) 2016/679 rendelet (a továbbiakban: GDPR),
- Az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló 2011. évi CXII. törvény (a továbbiakban: Info tv.),
- A nemzeti felsőoktatásról szóló 2011. évi CCIV. törvény (a továbbiakban Nftv.),
- A nemzeti felsőoktatásról szóló 2011. évi CCIV. törvény egyes rendelkezéseinek végrehajtásáról szóló 87/2015. (IV. 9.) Korm. rendelet.
Debreceni Egyetem Bölcsésztudományi Kar által végzett adatkezelések
3.1. Az egyetemre történő beiratkozással kapcsolatos adatkezelés
3.1.1. Adatkezelés célja: Hallgatói jogviszony létesítése
3.1.2. Kezelt adatok köre: Jelentkező családi és utóneve, neme, születési családi és utóneve, anyja születési családi és utóneve, születési helye, ideje, állampolgársága, nemzetisége, személyi azonosító igazolvány száma, adóazonosító száma, Neptun-kódja, oktatási azonosító száma, taj száma, bankszámlaszáma, lakóhelye, tartózkodási helye, értesítési címe, telefonszáma, email címe, érettségi bizonyítvány adatai,
középiskola/gimnázium adatai, főiskola/egyetem adatai, nyelvvizsga bizonyítvány adatai, nem magyar állampolgár esetén a Magyarország területén való tartózkodás jogcíme és tartózkodásra jogosító okirat- külön törvény szerint a szabad mozgás és tartózkodás jogával rendelkező személyek esetén a tartózkodási jogot igazoló okmány megnevezése, száma.
3.1.3. Adatkezelés jogalapja: Jogi kötelezettség teljesítése a GDPR 6. cikk (1) bekezdés c) pontja szerint.
3.1.4. Adatkezelés időtartama: az Nftv. 3. számú melléklet I/B. 3. pontjában meghatározott időtartam szerint tárolja az Egyetem az adatokat.
3.1.5. Adattovábbítás: Jogszabályban meghatározott esetekben belföldi adattovábbítás valósul meg az Oktatási Hivatal részére
3.1.6. Hozzáféréssel rendelkezők köre: Beiratkozási lap kitöltése után megküldésre kerül a HAK-nak, valamint a Neptunban rögzítésre kerül. Az ETIK a FIR-be továbbítja az adatokat.
3.2. Beiratkozási lapok, valamint mellékleteinek (nyelvvizsga bizonyítvány másolatának, érettségi bizonyítvány másolatának, Hallgatói képzési szerződésnek) tárolásával kapcsolatos adatkezelés
3.2.1. Adatkezelés célja: esetlegesen a hallgató adataiban bekövetkezett változások miatt az adatok pontosítása, állami ösztöndíj nyilatkozat kitöltése, Hallgatói képzési szerződés aláírása
3.2.2. Kezelt adatok köre: Neptun kód, név, személyes adatok, képzés adatok, előképzettség adatok, nyelvvizsga adatok
3.2.3. Adatkezelés jogalapja: Jogi kötelezettség teljesítése a GDPR 6. cikk (1) bekezdés c) pontja alapján
3.2.4. Adatkezelés időtartama: az Nftv. 3. számú melléklet I/B. 3. pontjában meghatározott időtartam szerint tárolja az Egyetem az adatokat.
3.3. A hallgató tárgyfelvételével történő adatkezelés
3.3.1. Adatkezelés célja: A hallgató a meghirdetett időpontban a Neptun rendszerben fel tudja venni az adott félévre hallgatni kívánt tárgyakat, kurzusokat.
3.3.2. Kezelt adatok köre: Neptun-kód, Neptunban tárolt tanulmányi adatok
3.3.3. Adatkezelés jogalapja: Jogi kötelezettség teljesítése, a GDPR 6. cikk (1) bekezdés c) pontja.
3.3.4. Adatkezelés időtartama: az Nftv. 3. számú melléklet I/B. 3. pontjában meghatározott időtartam szerint tárolja az Egyetem az adatokat.
3.4. A hallgatói jelenlét az órákon
3.4.1. Adatkezelés célja: Hallgató órákon való részvételének nyilvántartása az adott oktató által.
3.4.2. Kezelt adatok köre: név, aláírás. szak, évfolyam
3.4.3. Adatkezelés jogalapja: jogi kötelezettség teljesítése, a GDPR 6. cikk (1) bekezdés c) pontja.
3.4.4. Adatkezelés időtartama: Az Nftv.-ben, a Tanulmányi és Vizsgaszabályzatban, valamint az Iratkezelési Szabályzatban meghatározott időtartam szerint tárolódnak az adatok.
3.4.5. Hozzáféréssel rendelkezők köre: oktató
3.5. Zárthelyi dolgozatokkal összefüggő adatkezelés
3.5.1. Adatkezelés célja: papír alapú dolgozatok tárolása megtekintésig, reklamációig.
3.5.2. Kezelt adatok köre: Neptun kód, név, szak
3.5.3. Adatkezelés jogalapja: jogi kötelezettség teljesítése, a GDPR 6. cikk (1) bekezdés c) pontja.
3.5.4. Adatkezelés időtartama: A Debreceni Egyetem Tanulmányi és Vizsgaszabályzata szerint a vizsgaidőszak végétől számított egy évig
3.6. Vizsgajelentkezéssel összefüggő adatkezelés
3.6.1. Adatkezelés célja: Hallgató a felvett tárgyakból jelentkezzen a meghirdetett vizsgaidőpontokra a Neptun rendszeren keresztül, megadott időszakban.
3.6.2. Kezelt adatok köre: Név, Neptun-kód, tantárgy és vizsga adatai
3.6.3. Adatkezelés jogalapja: Jogi kötelezettség teljesítése, a GDPR 6. cikk (1) bekezdés c) pontja.
3.6.4. Adatkezelés időtartama: az Nftv. 3. számú melléklet I/B. 3. pontjában meghatározott időtartam szerint tárolja az Egyetem az adatokat.
3.6.5. Hozzáféréssel rendelkezők köre: Oktató, Tanulmányi Osztály, tanszékek jogosultsággal rendelkező munkatársai
3.7. Vizsgáról való távolmaradás igazolásával összefüggő adatkezelés
3.7.1. Adatkezelés célja: vizsgáról való távolmaradás igazolása, adatok rögzítése a Neptunban
3.7.2. Kezelt adatok köre: Orvosi igazolás adatai, dátuma
3.7.3. Adatkezelés jogalapja: hozzájárulás a GDPR 9. cikk (2) bekezdés a) pontja alapján
3.7.4. Adatkezelés időtartama: hozzájárulás visszavonásáig
3.7.5. Hozzáféréssel rendelkezők köre: oktató, tanszéki adminisztrátor, a tanulmányi osztály munkatársai
3.8. Eredmények rögzítésével összefüggő adatkezelés
3.8.1. Adatkezelés célja: Hallgató tanulmányi értékelése a félévközi vagy vizsgaidőszakban történő teljesítése alapján
3.8.2. Kezelt adatok köre: Név, Neptun-kód
3.8.3. Adatkezelés jogalapja: jogi kötelezettség teljesítése, a GDPR 6. cikk (1) bekezdés c) pontja
3.8.4. Adatkezelés időtartama: az Nftv. 3. számú melléklet I/B. 3. pontjában meghatározott időtartam szerint tárolja az Egyetem az adatokat.
3.9. Átsorolással összefüggő adatkezelés
3.9.1. Adatkezelés célja: Az előzetes figyelmeztetést követően az állami támogatott keretidőt vagy az adott képzésen megengedett támogatási időt túllépő, illetve az előírt tanulmányi feltételeket nem teljesítő támogatott hallgató átsorolása önköltségessé, valamint a felszabadult helyekre önköltséges hallgató átsorolása kérelem alapján. 3.9.2. Kezelt adatok köre: Neptun kód, név, személyes adatok, képzés adatok, tanulmányi átlag
3.9.3. Adatkezelés jogalapja: jogi kötelezettség teljesítése, a GDPR 6. cikk (1) bekezdés c) pontja
3.9.4. Adatkezelés időtartama: hallgatói jogviszony megszűnéséig
3.10. Hallgatói kérelmek kezelésével összefüggő adatkezelés
3.10.1. Adatkezelés célja: Az illetékes kari bizottság számára hallgatóról tanulmányi adatszolgáltatás, döntés támogatása, és végrehajtása.
3.10.2. Kezelt adatok köre: Név, Neptun kód, születési adatok, lakcím, email, telefonszám, orvosi papírok, jövedelemhez kapcsolódó igazolások, családi állapot igazolás, korábbi tanulmányok igazolás típusai, külföldi tanulmányok igazolása
3.10.3. Adatkezelés jogalapja: Jogi kötelezettség teljesítése a GDPR 6. cikk (1) bekezdés c) pontja alapján
3.10.4. Adatkezelés időtartama: hallgatói jogviszony végéig
3.10.5. Adattovábbítás: Karon belül, a döntéshozó részére
3.11. Központi Irattárban tárolandó iratanyagokból adatok visszakeresésével összefüggő adatkezelés
3.11.1. Adatkezelés célja: cél: pl. mesterképzés, más szakon tanulmányok folytatásához FIR hibajavítás, hiányzó adatok pótlása a Neptunban
3.11.2. Kezelt adatok köre: Neptunban szereplő adatok
3.11.3. Adatkezelés jogalapja: jogi kötelezettség teljesítése GDPR 6. cikk (1) bekezdés c) pontja alapján
3.11.4. Adatkezelés időtartama: az Nftv. 3. számú melléklet I/B. 3. pontjában meghatározott időtartam szerint tárolja az Egyetem az adatokat.
3.11.5. Adattovábbítás: Végzett és törölt státuszú hallgatók anyagának átadása a HAK részére. A HAK továbbítja a Központi irattárba.
3.12. Félévzárással kapcsolatos adatkezelés
3.12.1. Adatkezelés célja: Hallgatói átlagok kiszámíttatása, félév lezárása a Neptunban
3.12.2. Kezelt adatok köre: Neptun kód, féléves tanulmányi adatok
3.12.3. Adatkezelés jogalapja: Jogi kötelezettség teljesítése a GDPR 6. cikk (1) bekezdés c) pontja alapján
3.12.4. Adatkezelés időtartama: az Nftv. 3. számú melléklet I/B. 3. pontjában meghatározott időtartam szerint tárolja az Egyetem az adatokat.
3.12.5. Adattovábbítás: A kar tanulmányi osztálya hallgatónak kérésre vagy pl. pályázathoz, ösztöndíjhoz igazolja.
3.13. Hallgató átjelentkezéssel kapcsolatos adatkezelés
3.13.1. Adatkezelés célja: Hallgatói jogviszony létesítése másik intézményben
3.13.2. Kezelt adatok köre: Hallgató neve, szak, email címe, telefonszáma, levelezési címe, Neptun-kódja, tanulmányok igazolására szolgáló dokumentumok (jogviszony igazolás, leckekönyv, tematika), a hallgató személyes adatai (születési helye, ideje, anyja neve) is kellenek
3.13.3. Adatkezelés jogalapja: Jogi kötelezettség teljesítése a GDPR 6. cikk (1) bekezdés c) pontja alapján
3.13.4. Adatkezelés időtartama: az Nftv. 3. számú melléklet I/B. 3. pontjában meghatározott időtartam szerint tárolja az Egyetem az adatokat.
3.13.5. Adattovábbítás: Egyetemek egymás között
3.14. Tanulmányi alapú intézményi hallgatói juttatásokkal összefüggő adatkezelés
3.14.1. Adatkezelés célja: Ösztöndíj kifizetés
3.14.2. Kezelt adatok köre: név, Neptun-kód, születési hely, idő, anyja neve, tanulmányi átlag, lakcím
3.14.3. Adatkezelés jogalapja: Jogi kötelezettség teljesítése a GDPR 6. cikk (1) bekezdés c) pontja alapján
3.14.4. Adatkezelés időtartama: az Nftv. 3. számú melléklet I/B. 3. pontjában meghatározott időtartam szerint tárolja az Egyetem az adatokat.
3.14.5. Adattovábbítás: HAK-nak (megbízott szervezeti egységnek)
3.15. Igazolások kiadása írásbeli megkeresésre
3.15.1. Adatkezelés célja: Adatszolgáltatás és adattovábbítás az elektronikus ügyintézés és bizalmi szolgáltatások általános szabályairól szóló 2015. évi CCXXII. törvény, és a nemzeti felsőoktatásról szóló 2011. évi CCIV. törvény által meghatározott szervezetek részére.
3.15.2. Kezelt adatok köre: név, személyes adatok, lakcím, Taj szám, adószám, jogviszony fennállása, tanulmányi státusz
3.15.3. Adatkezelés jogalapja: jogi kötelezettség teljesítése a GDPR 6. cikk (1) bekezdés c) pontja alapján
3.15.4. Adatkezelés időtartama: az Nftv. 3. számú melléklet I/B. 3. pontjában meghatározott időtartam szerint tárolja az Egyetem az adatokat.
3.16. Szakmai gyakorlatokon való részvétellel összefüggő adatkezelés
3.16.1. Adatkezelés célja: Hallgató szakmai gyakorlat adatainak nyilvántartása.
3.16.2. Kezelt adatok köre: Jelentkező neve, születési helye, ideje, születési ország, város, anyja neve, állampolgárság, adóazonosító jele, OM azonosítója, Neptun-kódja, szak megnevezése, évfolyam, lakcím, tartózkodási cím, telefonszáma, email címe, szak, évfolyam, szakmai gyakorlatát eltöltő szervezetben, a kijelölt instruktor neve, beosztása.
3.16.3. Adatkezelés jogalapja: Jogi kötelezettség teljesítése a GDPR 6. cikk (1) bekezdés c) pontja szerint
3.16.4. Adatkezelés időtartama: az Nftv. 3. számú melléklet I/B. 3. pontjában meghatározott időtartam szerint tárolja az Egyetem az adatokat.
3.16.5. Adattovábbítás: Egyetemmel szerződött Szervezet (intézmény, gyakorlati hely) részére a hallgató adatai továbbításra kerülnek
3.17. Tanulmányok lezárásával és abszolutórium kiállításával kapcsolatos adatkezelés
3.17.1. Adatkezelés célja: A képzés és vagy jogviszony megszüntetése, valamint a képzésre előírt összes tanulmányi követelmény teljesítésekor a végbizonyítvány kiállítása és végbizonyítvány igazolás kiadása.
3.17.2. Kezelt adatok köre: személyes adatok, lakcím, Neptunban tárolt tanulmányi adatok
3.17.3. Adatkezelés jogalapja: Jogi kötelezettség teljesítése, a GDPR 6. cikk (1) bekezdés c) pontja szerint
3.17.4. Adatkezelés időtartama: az Nftv. 3. számú melléklet I/B. 3. pontjában meghatározott időtartam szerint tárolja az Egyetem az adatokat.
3.18. Záróvizsga kezelésével összefüggő adatkezelés
3.18.1. Adatkezelés célja: A záróvizsga bizottsági tagok felkérése, záróvizsgák megszervezése, a hallgató záróvizsga eredményeinek rögzítése.
3.18.2. Kezelt adatok köre: név, Neptun kód, képzés adatok, szakdolgozat adatok, záróvizsga eredmények, záróvizsga bizottságok
3.18.3. Adatkezelés jogalapja: Jogi kötelezettség teljesítése, a GDPR 6. cikk (1) bekezdés c) pontja
3.18.4. Adatkezelés időtartama: az Nftv. 3. számú melléklet I/B. 3. pontjában meghatározott időtartam szerint tárolja az Egyetem az adatokat.
3.19. Szakdolgozat kezelésével összefüggő adatkezelés
3.19.1. Adatkezelés célja: A hallgató szakdolgozat készítésének támogatása, adatainak nyilvántartása.
3.19.2. Kezelt adatok köre: Név, Neptun-kód, szak, tagozat, konzulens neve, beosztása
3.19.3. Adatkezelés jogalapja: Jogi kötelezettség teljesítése, GDPR 6. cikk (1) bekezdés c) pontja szerint
3.19.4. Adatkezelés időtartama: Iratkezelési szabályzatban meghatározott időtartam szerint.
3.19.5. Adattovábbítás: Záróvizsga bizottság részére
3.19.6. Hozzáféréssel rendelkezők köre: Tanulmányi Osztály, Tanszékek, Könyvtár jogosultsággal bíró munkavállalói
3.20. Oklevél kiadásával kapcsolatos adatkezelés
3.20.1. Adatkezelés célja: A sikeres záróvizsga és az előírt nyelvvizsga követelmények teljesítését követően az oklevél és oklevélmelléklet, törzslapkivonat kiállítása
3.20.2. Kezelt adatok köre: Név, Neptunban tárolt tanulmányi és személyes alapadatok
3.20.3. Adatkezelés jogalapja: Jogi kötelezettség teljesítése, a GDPR 6. cikk (1) bekezdés c) pontja szerint
3.20.4. Adatkezelés időtartama: Az oklevél és oklevélmelléklet átadásáig.
3.20.5. Adattovábbítás: HAK felé, mester oklevelek Rektor általi aláírásra
3.21. Diplomaosztók, mint rendezvény szervezésével összefüggő adatkezelés
3.21.1. Meghívó kiküldésével összefüggő adatkezelés
3.21.1.1. Adatkezelés célja: meghívó kiküldése diplomaosztóra
3.21.1.2. Kezelt adatok köre: név, szakok neve
3.21.1.3. Adatkezelés jogalapja: jogos érdek a GDPR 6. cikk (1) bekezdés f) pontja
3.21.1.4. Adatkezelés időtartama: a diplomaosztó végéig
3.21.1.5. Adattovábbítás: megbízott szervezeti egységhez (Debreceni Egyetem Alumni Központ, Rektori Hivatal) illetve külsős nyomdához
3.21.2. A diplomaosztó ünnepségen résztvevők regisztrációjával, talárok kiosztásával összefüggő adatkezelés
3.21.2.1. Adatkezelés célja: azon végzett hallgatók regisztrálása akik jelezték részvételi szándékukat a diplomaosztóra
3.21.2.2. Kezelt adatok köre: név, szakok neve, talár méret
3.21.2.3. Adatkezelés jogalapja: érintett hozzájárulása GDPR 6. cikk (1) bekezdés a) pontja
3.21.2.4. Adatkezelés időtartama: diplomaosztó végéig
3.21.3. Diplomaosztón részvevők névre szóló ülőhelyének biztosításával összefüggő adatkezelés
3.21.3.1. Adatkezelés célja: a diplomaosztón résztvevő végzett hallgatók név szerinti ülőhelyének biztosítása
3.21.3.2. Kezelt adatok köre: név, szak, tagozat
3.21.3.3. Adatkezelés jogalapja: hozzájárulás GDPR 6. cikk (1) bekezdés a) pontja
3.21.3.4. Adatkezelés időtartama: diplomaosztó végéig
3.21.4. Diplomaosztó ünnepségen diploma átadásával összefüggő adatkezelés
3.21.4.1. Adatkezelés célja: oklevél átadása az érintett hallgatónak
3.21.4.2. Kezelt adatok köre: név
3.21.4.3. Adatkezelés jogalapja: Jogi kötelezettség teljesítése, a GDPR 6. cikk (1) bekezdés c) pontja szerint
3.21.4.4. Adatkezelés időtartama: diplomaosztó végéig
3.21.4.5. Adattovábbítás: HAK felé
3.22. Doktori fokozatszerzéssel összefüggő adatkezelés (Phd)
3.22.1. Adatkezelés célja: A doktori cselekmények (szigorlat, védés, értekezés) adminisztrálása a képzés során.
3.22.2. Kezelt adatok köre: Név, hallgatói azonosító, születési hely, idő, anyja neve, személyi igazolvány száma, állandó lakcím, levelezési cím, téma vezetője, oktatási azonosítója
3.22.3. Adatkezelés jogalapja: Jogi kötelezettség teljesítése, a GDPR 6. cikk (1) bekezdés c) pontja alapján
3.22.4. Adatkezelés időtartama: az Nftv. 3. számú melléklet I/B. 3. pontjában meghatározott időtartam szerint tárolja az Egyetem az adatokat.
3.23. Végzett hallgatók névsorának összeállítása egyetemi évkönyv elkészítéséhez, meghívók összeállításához, ezzel összefüggő adatkezelés
3.23.1. Adatkezelés célja: végzett hallgatók névsorának megőrzése
3.23.2. Kezelt adatok köre: név, szak, tagozat, képzési szint
3.23.3. Adatkezelés jogalapja: Jogos érdek a GDPR 6. cikk (1) bekezdés f) pontja
3.23.4. Adatkezelés időtartama: az Iratkezelési Szabályzat szerint
3.23.5. Adattovábbítás: megbízott szervezeti egységhez (Debreceni Egyetem Alumni Központ, Rektori Hivatal) illetve külsős nyomdához
Az érintett az Adatkezelőhöz címzett nyilatkozatával tiltakozhat az adatkezelés ellen.
3.24. Hallgatóról fénykép (video-, hangfelvétel) készítése, nyilvánosságra hozatala
3.24.1. Adatkezelés célja: Rendezvények, egyetemi versenyek dokumentálása, és erről való fényképes híradás az egyetem honlapján, egyetemi felületen, internetes felületen, közösségi oldalon, más sajtó részére a Debreceni Egyetem Sajtóiroda engedélyével
3.24.2. Kezelt adatok köre: Az érintettről készült kép és hangfelvétel
3.24.3. Adatkezelés jogalapja: Érintett hozzájárulása [GDPR 6. cikk (1) bekezdés a) pont]
3.24.4. Adatkezelés időtartama: A hozzájárulás visszavonásáig vagy az érintett tiltakozásának a bejelentéséig.
3.24.5.Nyilvánosságra hozatal: Egyetemi honlap, egyetemi újság, egyetemi évkönyv
3.25. Egyetemi kiadványokban, tablón történő képmegjelenés
3.25.1. Adatkezelés célja: egyetemi kiadványokban, tanulmányok lezárásával kapcsolatos információk tablón való megjelenítése
3.25.2. Kezelt adatok köre: Fénykép, név, szak, egyetem megnevezés, évfolyam, tagozat
3.25.3. Adatkezelés jogalapja: Érintett hozzájárulása [GDPR 6. cikk (1) bekezdés a) pont].
3.25.4. Adatkezelés időtartama: A hozzájárulás visszavonásáig vagy az érintett tiltakozásának a bejelentéséig.
3.25.5. Nyilvánosságra hozatal: Amennyiben a tabló nyilvánosságra hozatala közforgalom előtt nyitva álló helyeken történik.
3.26. A hallgatók e-learning rendszer keretében történő oktatásával kapcsolatos adatkezelés a https://elearning.unideb.hu felületen
A hallgatóknak az e-learning rendszer keretében történő oktatása a hallgatók előzetes regisztrációjához kötött.
3.26.1. Adatkezelés célja: A hallgató távoli hozzáféréssel való oktatása.
3.26.2. Kezelt adatok köre: Név, Oktatási azonosító (ez az egyedi belépési kódjuk), Születési dátum (az a kezdeti jelszavuk), Kar, szak, évfolyam, Naplók és látogatottsági adatok (IP címek, idő és helyadatok), Eredmények, pontok, értékelések, teljesítések
3.26.3. Adatkezelés jogalapja: jogos érdek [GDPR 6. cikk (1) bekezdés f) pont].
3.26.4. Adatkezelés időtartama: A hallgatói jogviszony megszűnésekor az adatok törlésre kerülnek.
3.26.5. Adatfeldolgozó: A rendszer üzemeltetése, a rendszer biztosítása. A Debreceni Egyetem Multimédia és E-learning Technikai Központ feladata.
3.27. Rendezvények, konferenciák szervezésével összefüggő adatkezelés
3.27.1. Adatkezelés célja: Rendezvények lebonyolítása, szervezése, végrehajtása
3.27.2. Kezelt adatok köre: név, email cím
3.27.3. Adatkezelés jogalapja: Hozzájárulás, GDPR 6. cikk (1) bekezdés a) pontja
3.27.4. Adatkezelés időtartama: Rendezvény, konferencia végéig
3.28. Egyéb adatkezelési tevékenységek kedvezményes tanulmányi- és vizsgarend, kreditelismerés, tandíjmérséklési kérelem)
3.28.1. Adatkezelés célja: Kedvezmény igénybevétele
3.28.2. Kezelt adatok köre: név, Neptun kód, elérhetőségek, szak, tagozat, orvosi igazolás adatai, pénzügyi igazolások adatai, leckekönyv adatai, okmányok adatai
3.28.3. Adatkezelés jogalapja: Jogi kötelezettség teljesítése a GDPR 6. cikk (1) bekezdés c) pontja alapján
3.28.4. Adatkezelés időtartama: az Nftv. 3. számú melléklet I/B. 3. pontjában meghatározott időtartam szerint tárolja az Egyetem az adatokat.
3.29. A Kar által adományozott elismerések, kitüntetettekkel, díjazottakkal kapcsolatos adatkezelések
3.29.1. Adatkezelés célja: Elismerések, kitüntetések, díjak adományozása
3.29.2. Kezelt adatok köre: név, email cím, kar, szak, évfolyam
3.29.3. Adatkezelés jogalapja: Jogos érdek a GDPR 6. cikk (1) bekezdés f) pontja alapján
3.29.4. Adatkezelés időtartama: hallgatói jogviszony végéig
3.29.5. Adattovábbítás: a Debreceni Egyetem Multimédia és E-learning Technikai Központ felé
3.30. Fogyatékkal élő hallgatók ügyeivel kapcsolatos adatkezelés
3.30.1. Adatkezelés célja: kedvezmény, segítség nyújtása, Debreceni Egyetem Mentálhigiénés és Esélyegyenlőségi Központhoz (DEMEK) irányítás
3.30.2. Kezelt adatok köre: név, személyes adatok, orvosi papírok
3.30.3. Adatkezelés jogalapja: hozzájárulás a GDPR 9. cikk (2) bekezdés a) pontja szerint
3.30.4. Adatkezelés időtartama: hallgatói jogviszony végéig
4. Adatfeldolgozó: Az Egyetem a Neptun rendszer üzemeltetésének és karbantartásának támogatásához kapcsolódóan adatfeldolgozóként bevonja az SDA Informatikai Zrt-t.
5. Az adatokhoz való hozzáférés és az adatbiztonsági intézkedések
Adatkezelő gondoskodik a kezelt adatok biztonságáról, és minden intézkedést megtesz a jogosulatlan hozzáférés, megváltoztatás, továbbítás, nyilvánosságra hozatal, törlés vagy megsemmisítés, valamint a véletlen megsemmisülés és sérülés, továbbá az alkalmazott technika megváltozásából fakadó hozzáférhetetlenné válás, azaz annak érdekében, hogy az Érintettek személyes adatai a jogszabályoknak megfelelő védelemben részesüljenek.
Az Adatkezelő az adatbiztonság követelményének megtartásához szükséges intézkedések körében számítógépes adatbázisban, automatikus és manuális módon kezeli az Érintett adatait és intézkedett arról, hogy az Érintett adatainak kezelése zárt, és minden esetben jelszóval védett rendszerben, merevlemezre mentve történjen és e rendszereket csak a szolgáltatás nyújtásával összefüggésben, az ahhoz elengedhetetlenül szükséges mértékben használják az adatok megismerésére jogosultak.
A számítógépes rendszerek tűzfallal és megfelelő vírusvédelemmel vannak ellátva.
Adatkezelő elvégzi a rendszer műszaki ellenőrzését és hiba észlelése vagy jelzése esetén intézkedik.
Adatbiztonsági garanciaként Adatkezelő vezetői tisztségviselőit és munkavállalóit titoktartási kötelezettség és jogi felelősség terheli az e tevékenységük során megismert személyes adatok tekintetében.
A honlapra látogatók, valamint az Érintett számítógépének használatával az Adatkezelő részére hozzáférhetővé váló információk és hálózati azonosítói (IP cím) a honlap látogatottsági adatainak generálása, valamint az esetlegesen felmerülő hibák és támadási kísérletek detektálása céljából naplózásra kerülnek. A hálózati azonosítókat az Adatkezelő nem köti semmilyen olyan más adathoz, amely alapján a honlapra látogató, vagy az Érintett személye azonosítható lenne.
6. Érintetti jogok és a joggyakorlásra vonatkozó szabályok
6.1. Tájékoztatáshoz való jog
A GDPR 15. cikk (1) bekezdésének megfelelően az érintett tájékoztatást kérhet a Debreceni Egyetem Bölcsésztudományi Kara által kezelt személyes adatokról. Ebben az esetben a Debreceni Egyetem Bölcsésztudományi Kara a megjelölt elérhetőségére (e-mail cím, levelezési cím) továbbítja az alábbi információkat:
- milyen személyes adatokat kezelünk Önről;
- milyen adatkezelés célokból;
- kiknek továbbítjuk a személyes adatokat;
- az adatkezelés időtartama, illetve ezen időtartam meghatározásának szempontjai;
- Önt adatkezeléssel összefüggésben megillető jogokról;
- a Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóságnak címzett panasz benyújtásának jogáról.
6.2. Másolat kéréséhez való jog
A GDPR 15. cikk (3)-(4) bekezdése alapján az érintett másolatot kérhet a Debreceni Egyetem Bölcsésztudományi Kara által kezelt személyes adatokról. Ebben az esetben a Debreceni Egyetem Bölcsésztudományi Kara az érintett által megjelölt elérhetőségére (e-mail cím, levelezési cím) továbbítja azokat a személyes adatokat, amelyeket az érintettről kezelünk.
6.3. Helyesbítéshez való jog
A GDPR 16. cikkének megfelelően, kérelmére az érintett kérésének megfelelően módosítjuk, pontosítjuk a személyes adatát.
6.4. Törléshez való jog
A GDPR 17. cikk (1) bekezdésével összhangban az érintett kérheti, hogy töröljük a nyilvánosságra hozott személyes adatokat.
6.5. Korlátozáshoz való jog
Az érintett kérheti az adatkezelés korlátozását az alábbi esetekben:
- ha vitatja a személyes adatok pontosságát, akkor addig korlátozzuk az adatkezelést, amíg a
Debreceni Egyetem Bölcsésztudományi Kara
ellenőrzi a személyes adatok pontosságát;
- az adatkezelés jogellenes, és az érintett ellenzi az adatok törlését, és e helyett kéri azok felhasználásának korlátozását;
- a Debreceni Egyetem Bölcsésztudományi Kar, adatkezelőnek már nincs szüksége a személyes adatokra, de az érintett igényli azokat jogi igények előterjesztéséhez, érvényesítéséhez vagy védelméhez; vagy
- amennyiben a tiltakozás jogát gyakorolja, akkor arra az időtartamra korlátozzuk az adatkezelést, amíg a kérelmének jogszerűségét megvizsgáljuk.
Az adatkezelés korlátozására irányuló kérelmében esetében azt is meg kell jelölni, hogy melyik okból kéri a korlátozást. A Debreceni Egyetem Bölcsésztudományi Kara az adatkezelés korlátozására irányuló kérelmét úgy teljesíti, hogy a személyes adatokat minden más személyes adattól elkülönítetten tárolja. Így például elektronikus adatállományok esetében külső adathordozóra kimenti, a papír alapú iratokat pedig külön mappában tárolja.
6.6. Tiltakozáshoz való jog
Az érintett jogosult arra, hogy tiltakozzon a jogos érdek mérlegelése alapján végzett adatkezelés ellen. Ebben az esetben Debreceni Egyetem Bölcsésztudományi Kara megvizsgálja az érintett vonatkozásában az érdekmérlegelés jogalapján végzett adatkezelését, és amennyiben megalapozottnak találja a kérelmet, töröljük a személyes adatait.
7. A joggyakorlás közös szabályai
A Debreceni Egyetem Bölcsésztudományi Kara az érintett kérelmét legfeljebb egy hónapon belül teljesíti, amely legfeljebb két hónappal meghosszabbítható. A kérelem megtagadása esetén a Debreceni Egyetem Bölcsésztudományi Kara a kérelem beérkezésétől számított egy hónapon belül tájékoztatja Önt a megtagadás indokairól, valamint arról, hogy panaszt nyújthat be a Hatóságnál, és élhet bírósági jogorvoslati jogával. A Debreceni Egyetem Bölcsésztudományi Kara fenntartja magának azt a jogot, hogy ha megalapozott kétségei vannak a kérelmet benyújtó személy kilétét illetően, akkor az érintett személyazonosságának megerősítéséhez szükséges információk nyújtását kérje. Ilyen esetnek tekinthető különösen az, ha az érintett a másolat kéréséhez való jogával él, amely esetben indokolt, hogy a Debreceni Egyetem Bölcsésztudományi Kara meggyőződön arról, hogy a kérelem a jogosult személytől származik.
8. Jogérvényesítési lehetőségek
Amennyiben az érintett megítélése szerint a Debreceni Egyetem Bölcsésztudományi Kar adatkezelése nem felel meg a jogszabályi követelményeknek, akkor a Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóság (Postacím: 1530 Budapest, Pf.: 5., e-mail cím: ugyfelszolgalat@naih.hu) eljárását kezdeményezheti, illetve bírósághoz fordulhat.
9. Egyéb rendelkezések
Amennyiben Adatkezelő módosítja az Adatkezelési Tájékoztatót, akkor erről a honlapon közleményt helyez el, -és a módosított tájékoztatót annak érdekében, hogy az Érintett megismerhesse azt.
Jelen Adatkezelési tájékoztatóban fel nem sorolt adatkezelésekről az Adatkezelő az adat felvételekor ad tájékoztatást. A bíróság, az ügyészség, más nyomozóhatóság, a szabálysértési hatóság, a közigazgatási hatóság, a Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóság, illetőleg jogszabály felhatalmazása alapján más szervek tájékoztatás adása, adatok közlése, átadása, illetőleg iratok rendelkezésre bocsátása végett megkereshetik az Adatkezelőt. Az Adatkezelő e hatóságok részére – amennyiben a hatóság a pontos célt és az adatok körét megjelölte – személyes adatot csak annyit és olyan mértékben ad ki, amely a megkeresés céljának megvalósításához elengedhetetlenül szükséges.
Ha az Adatkezelő a személyes adatokon a megszerzésük céljától eltérő célból további adatkezelést kíván végezni, a további adatkezelést megelőzően tájékoztatja az Érintettet erről az eltérő célról és minden releváns kiegészítő információról.
Ha az Adatkezelő más címzettel is közli az adatokat, legkésőbb a személyes adatok első alkalommal való közlésekor tájékoztatja erről az Érintettet.
Debrecen, 2019. január 10.