Roman Czaja történész professzor a toruni Nicolaus Copernicus Egyetemen szerzett PhD fokozatot 1991-ben. 1999-ben habilitált, és 2001-től professzor, valamint a Középkori Történeti Tanszék vezetője lett. Számos német egyetemen volt vendégtanár, és két alkalommal is megkapta az Alexander von Humboldt Alapítvány ösztöndíját. Fő kutatási területe a középkori városok, a középkori gazdaság- és társadalomtörténet, a Német Lovagrend, valamint a Hanza története, továbbá a kartográfia története.
Tudományos munkássága nemzetközi hírű. 13 könyv, közel 200 tanulmány szerzője. Számos tudományos recenzió, lektori vélemény és 30 kötet szerkesztése fűződik a nevéhez.
A lengyelországi és a nemzetközi tudományos élet aktívés elismert szereplője, tevékeny formálója. Közel 20 évre szervezi Jürgen Sarnowsky hamburgi professzorral a több évtizedes múltra visszatekintő, nagy tudományos elismertséggel rendelkező "Ordines Militares" című toruni tudományos konferenciát, és szerkeszti a konferenciák anyagát publikáló német és angol nyelvű évkönyveket.
A "Nemzetközi Várostörténeti Bizottság" (International Commission for the History of Towns) elnöke, a "Német Lovagrend Kutatásával Foglalkozó Nemzetközi Társaság" (Internationale Kommission für Erforschung des Deutschen Ordens) alelnöke, tagja a "Kelet- és Nyugat Poroszországot Kutató Társaságnak" (Kommission für ost- und westpreussische Landesforschung) és a "Hanza-történeti Egyesületnek" (Hansischer Geschichtsverein).
2007-től az ő irányításával folyik a lengyel városok történeti atlaszainak (Atlas historyczny miast Polsckich) összeállítása, szerkesztése és kiadása. A Toruni Tudományos Társaság (Towarzystwa Naukowego w Toruniu) titkára. Kapcsolata a debreceni Egyetemmel közel egy évtizedre nyúlik vissza. Toruni kollégáival együtt több, Debrecenben szervezett nemzetközi konferencián vett részt, a debreceni középkori történészek pedig számos toruni tudományos konferencián szerepeltek.
Ajánlásának köszönhetően az egyik debreceni történész kolléga még a Toruni Tudományos Társaság tagja is lett.
A Debreceni és a Toruni Egyetem közötti szakmai kapcsolatok, együttműködések kialakításában játszott szerepe elismeréseképpen a Debreceni Egyetem szenátusa doctor honoris causa címmel tüntette ki Roman Czaja professzort.